BAB 3 SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi
Dalam suatu produksi, persoalan pemudaran brand akibat munculnya pesaing yang kuat dan tingginya biaya teknologi bukanlah hal perkara yang baru. Menjaga konsistensi minat pelanggan pada suatu brand, bukanlah hal yang mudah mengingat begitu banyaknya pesaing yang genjar melakukan promosi sehingga sulit sekali menciptakan identitas brand pada pelanggan. Oleh karna itu dibutuhkan strategi bersaing agar suatu brand dapat dengan mudah dikenal baik di pasaran dan pelanggan tidak melirik pada brand lain. Di sinilah TI mencoba untuk menawarkan solusi sebuah strategi bersaing yang memanfaatkan keintiman owner suatu brand dengan pelanggannya untuk kepentingan promosi dan program bagi pelanggan.
Teknologi informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lain. Dua cara hubungan antara organisasi dan Teknologi Informasi bisa dilihat dari gambar berikut ini:

Dari gambar di atas, dapat kita lihat bahwa hubungan dua arah kompleks ini dipengaruhi oleh banyak faktor, tidak sedikit di antaranya adalah keputusan yang dibuat-atau tidak dibuat-oleh manajer. Faktor-faktor lain yang mempengaruhi hubungan tersebut antara lain: budaya organisasi, struktur, politik, proses bisnis, keputusan manajemen, dan lingkungan. Sebelum menguraikan bagaimana faktor-faktor tersebut bekerja dalam mempengaruhi hubungan organisasi dan Teknologi Informasi, kita perlu memahami terlebih dulu apa itu organisasi dan Teknologi Informasi. Secara teknis, organisasi diartikan sebagai struktur sosial formal yang memproses sumber dari lingkungan untuk menghasilkan output. Oranisasi juga berarti sebuah badan hukum formal dengan aturan internal dan prosedur, serta struktur sosial. Sedangkan definisi organisasi secara perilaku yaitu koleksi hak, hak istimewa, kewajiban, dan tanggung jawab yang hati-hati dan seimbang selama periode waktu melalui resolusi konflik dan konflik. Definisi organisasi menurut teknis mikroekonomi tentu berbeda lagi, dalam definisi ekonomi mikro, organisasi adalah modal dan tenaga kerja (faktor produksi utama yang disediakan oleh lingkungan) diubah oleh perusahaan melalui proses produksi menjadi produk dan jasa (output untuk lingkungan). Produk dan jasa yang dikonsumsi oleh lingkungan, yang memasok tambahan modal dan tenaga kerja sebagai masukan dalam loop umpan balik, sebagaimana bagan berikut ini.

Gambaran perilaku dari organisasi menekankan hubungan kelompok, nilai-nilai, dan struktur. Fitur organisasi, meliputi: rutinitas dan proses bisnis (SOP), penggunaan struktur hirarkis, akuntabilitas, otoritas dalam sistem pengambilan keputusan tentang kepatuhan (ketaatan) prinsip efisiensi, politik organisasi, budaya, lingkungan, dan struktur. Rutinitas dan proses bisnis, rutinitas dalam hal ini mencakup prosedur operasi standar. Precise (Tepat) aturan, prosedur, dan praktik yang dikembangkan untuk mengatasi hampir semua situasi yang diharapkan. Dengan demikian, proses bisnis dapat diartikan sebagai koleksi rutinitas dan perusahaan bisnis dapat diartikan sebagai koleksi proses bisnis.
Semua organisasi terdiri dari rutinitas individu dan perilaku, koleksi yang membuat proses bisnis. Sebuah koleksi proses bisnis membentuk perusahaan bisnis. Baru aplikasi sistem informasi mengharuskan rutinitas individu dan proses bisnis berubah untuk mencapai tingkat tinggi kinerja organisasi.
Sudut pandang yang berbeda menyebabkan perjuangan politik, persaingan, dan konflik. Perlawanan politik sangat menghambat perubahan organisasi. Dalam budaya organisasi terdapat aturan yang berupa seperangkat asumsi yang mendefinisikan tujuan dan produk. Definisi produk ini seputar produk apa yang organisasi harus hasilkan, bagaimana dan di mana produk tersebut harus diproduksi, untuk siapa produk harus diproduksi. Jadi di sini mungkin yang penting dan harus diperharhatikan adalah kekuatan pemersatu yang kuat serta mampu menahan diri dari perubahan.
Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Organisasi terbuka untuk, dan tergantung pada, lingkungan sosial dan fisik. Organisasi dapat mempengaruhi lingkungan sosial dan fisik tersebut. Lingkungan umumnya mengubah lebih cepat dari organisasi. Sistem informasi dapat menjadi alat scanning lingkungan, bertindak sebagai lensa. Lingkungan dan organisasi memiliki hubungan timbal balik. Lingkungan membentuk apa yang organisasi dapat lakukan, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungan mereka dan memutuskan untuk mengubah lingkungan sama sekali. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi memahami perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak atas lingkungan mereka.
Ada lima jenis dasar struktur organisasi yaitu kewirausahaan (kecil bisnis start-up), mesin birokrasi (perusahaan manufaktur menengah), birokrasi Divisionalized (Fortune 500 perusahaan), birokrasi yang profesional (hukum perusahaan, sistem sekolah, rumah sakit), adhokrasi (perusahaan konsultan). Fitur organisasi lainnya, seperti: berbagai tujuan, konstituen, gaya kepemimpinan, tugas, dan lingkungan sekitarnya.
Perubahan TI membutuhkan biaya relatif dari modal dan biaya informasi. Sistem teknologi informasi merupakan faktor produksi, seperti modal dan tenaga kerja. IT mempengaruhi biaya dan kualitas informasi dan perubahan ekonomi informasi. Teknologi informasi membantu kontrak perusahaan untuk dapat mengurangi biaya transaksi (biaya berpartisipasi dalam pasar), outsourcing. Itulah dampak ekonomi yang ditimbulkan oleh TI dalam organisasi.
Ada pula dampak organisasi dan perilaku. IT merata dalam organisasi. Melalui IT, pengambilan keputusan didorong ke tingkat yang lebih rendah sehingga lebih sedikit manajer yang dibutuhkan (IT memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan meningkatkan rentang kendali). Organisasi meratakan karena dalam masyarakat pasca, otoritas semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi daripada posisi formal. Sistem informasi dapat mengurangi jumlah tingkatan dalam suatu organisasi, hal ini dilakukan dengan menyediakan manajer dengan informasi untuk mengawasi sejumlah besar pekerja dan dengan memberikan karyawan tingkat rendah otoritas yang lebih dalam pengambilan keputusan.
Dampak sistem informasi pada organisasi dan perusahaan bisnis dapat kita lihat pada kemampuan Internet dan organisasi Internet dalam meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Internet bisa melakukan transaksi dengan biaya yang sangat rendah. Contohnya: perusahaan besar memberikan petunjuk internal untuk karyawan melalui situs Web perusahaan, hal ini telah menghemat jutaan dolar dalam biaya distribusi. Faktor organisasi dalam perencanaan sistem baru, meliputi: lingkungan hidup, Struktur (hirarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnis), budaya dan politik, jenis organisasi dan gaya kepemimpinan, kelompok kepentingan utama dipengaruhi oleh sistem (sikap pengguna akhir), tugas, keputusan, dan proses bisnis sistem akan membantu.
Dalam mengelola perusahaan perlu menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Ada beberapa perusahaan menjadi pemimpin dalam industri mereka. Model kekuatan kompetitif Michael Porter memberikan pandangan umum dari perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan. Lima kekuatan kompetitif bentuk nasib perusahaan diantaranya: pesaing tradisional, pendatang pasar baru, produk dan jasa pengganti, pelanggan, pemasok. Dalam model kekuatan kompetitif Porter, posisi strategis perusahaan dan strategi yang ditentukan tidak hanya oleh persaingan dengan pesaing langsung tradisional tetapi juga oleh empat kekuatan lain di lingkungan industri seperti: pendatang pasar baru, produk pengganti, pelanggan, dan pemasok.

Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan pesaing yang terus merancang produk baru, jasa, efisiensi, dan beralih biaya (pesaing tradisional). Selain itu, para pendatang baru seperti beberapa industri memiliki hambatan tinggi untuk masuk, misalnya, bisnis chip komputer. Perusahaan baru memiliki peralatan baru, pekerja muda, tetapi sedikit pengenalan merek. Produk dan jasa pengganti mungkin digunakan pelanggan jika harga Anda menjadi terlalu tinggi, misalnya, iTunes pengganti untuk CD. Dalam hal ini perlu menjadi pertimbangan seberapa besar potensi pelanggan untuk beralih ke produk pesaing. Bila diperbandingkan antara pemasok dan perusahaan, keuntungan menjadi pemasok adalah kekuatan pasar pemasok ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat pemasok.
Empat strategi generik untuk menangani pasukan kompetitif, diaktifkan dengan menggunakan IT: kepemimpinan murah, diferensiasi produk, fokus pada niche market, memperkuat pelanggan dan pemasok keintiman.
Kepemimpinan murah tampak pada dihasilkannya produk dan jasa dengan harga lebih rendah dari pesaing. Contoh: sistem respon pelanggan efisien Walmart, diferensiasi produk memungkinkan produk atau jasa baru, sangat berubah kenyamanan pelanggan dan pengalaman, misalnya: Google, Nike, Apple (penyesuaian massal). Fokus pada niche market yaitu enggunakan sistem informasi untuk memungkinkan strategi yang fokus pada niche pasar tunggal (mengkhususkan). Contoh: Sistem Hilton Hotel ‘OnQ. Strategi yang digunakannya yaitu memperkuat keintiman pelanggan dan pemasok. Selain itu juga menggunakan sistem informasi untuk mengembangkan ikatan yang kuat dan loyalitas dengan pelanggan dan pemasok, serta meningkatkan biaya beralih. Contoh: Netflix, Amazon.
Dampak internet pada keunggulan kompetitif yaitu munculnya transformasi atau ancaman terhadap beberapa industri. Contoh: agen perjalanan, dicetak ensiklopedia, media. Di sini, kekuatan kompetitif masih bekerja, tapi persaingan lebih intens. Hal ini dikarenakan standar Universal memungkinkan saingan baru, pendatang ke pasar, peluang baru untuk membangun merek dan basis pelanggan setia.
Model rantai nilai. Perusahaan sebagai rangkaian kegiatan yang menambah nilai produk atau jasa. Kegiatan yang digunakan yaitu strategi kompetitif mana yang terbaik itulah yang dapat diterapkan. Dalam hal ini kegiatan utama vs kegiatan dukungan. Pada setiap tahap, menentukan bagaimana sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan keintiman pelanggan dan pemasok. Selain itu juga memanfaatkan benchmarking, praktik terbaik industri.
Nilai web merupakan koleksi perusahaan independen yang menggunakan disinkronisasi IT untuk mengkoordinasikan rantai nilai untuk menghasilkan produk atau jasa secara kolektif. Nilai web adalah sistem jaringan yang dapat melakukan sinkronisasi rantai nilai mitra bisnis dalam suatu industri untuk merespon dengan cepat perubahan penawaran dan permintaan. Dalam hal ini, sistem informasi dapat meningkatkan kinerja keseluruhan unit bisnis dengan mempromosikan sinergi dan kompetensi inti sinergi. Sistem informasi dapat dimanfaatkan ketika output dari beberapa unit yang digunakan sebagai masukan kepada orang lain, atau organisasi pool pasar dan keahlian. Contoh: merger dari Bank of NY dan JPMorgan Chase yang mana pembelian dilakukan melalui YouTube oleh Google.
Kompetensi inti dari kegiatan perusahaan adalah pemimpin kelas dunia yang bergantung pada pengetahuan, pengalaman, dan berbagi ini seluruh unit bisnis, contoh: Procter & Gamble intranet dan direktori dari ahli subjek. Strategi berbasis jaringan memanfaatkan kemampuan perusahaan untuk jaringan dengan satu sama lain dan menyertakan penggunaan jaringan ekonomi perusahaan virtual ekosistem model bisnis.
Ekonomi tradisional berkembang pada hukum yang semakin berkurang. Semakin setiap sumber daya diberikan diterapkan untuk produksi, semakin rendah gain marjinal dalam output, sampai tercapai suatu titik di mana input tambahan tidak menghasilkan output tambahan sehingga dibutuhkan jaringan ekonomi yang dapat memicu biaya marjinal untuk menambahkan peserta baru hampir nol, dengan gain marginal yang jauh lebih besar. Dengan demikian nilai masyarakat tumbuh dengan ukuran, nilai dari software tumbuh sebagai basis pelanggan yang telah diinstal.
Virtual perusahaan menggunakan jaringan untuk bersekutu dengan perusahaan lain untuk membuat dan mendistribusikan produk-produk tanpa dibatasi oleh batas-batas organisasi tradisional atau lokasi fisik. Contoh: Li & Fung mengelola produksi, pengiriman pakaian untuk perusahaan fashion besar, outsourcing semua pekerjaan untuk lebih dari 7.500 pemasok. Ekosistem bisnis, industri set perusahaan yang menyediakan layanan terkait dan produk platform Microsoft yang digunakan oleh ribuan perusahaan, order entry dan manajemen persediaan Walmart, perusahaan keystone: ekosistem Mendominasi dan platform menciptakan digunakan oleh perusahaan lain. Perusahaan Niche yang bergantung pada platform yang dikembangkan oleh perusahaan keystone. Jadi perusahaan individual dapat mempertimbangkan bagaimana TI akan membantu mereka menjadi pemain niche menguntungkan dalam ekosistem yang lebih besar.
Era perusahaan digital memerlukan pandangan yang lebih dinamis dari batas-batas antara industri, perusahaan, pelanggan, dan pemasok, dengan persaingan yang terjadi di antara set industri dalam ekosistem bisnis. Dalam model ekosistem, beberapa industri bekerja sama untuk memberikan nilai kepada pelanggan. IT memainkan peran penting dalam memungkinkan jaringan padat interaksi antara perusahaan yang berpartisipasi. Mempertahankan keunggulan kompetitif dengan pesaing dapat membalas dan menyalin sistem strategis. Sistem dapat menjadi alat untuk bertahan hidup, menyelaraskan TI dengan tujuan bisnis, melakukan analisis sistem strategis, struktur industri, rantai nilai perusahaan, mengelola transisi strategis. Yang harus dipahami di sini, mengadopsi sistem strategis memerlukan perubahan tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, dan proses bisnis.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *