User Documentation

Pengertian

User Dokumentasi adalah dokumentasi dari sebuah produk atau layanan yang disediakan untuk pengguna.
User Documentation di desain untuk membantu para pengguna dalam menggunakan produk atau layanan tersebut.

FUNGSI USER DOCUMENTATION

1.Memberikan panduan kepada pengguna untuk memecahkan masalah

2.Memberikan panduan kepada pengguna untuk mempelajari sistem

3.Memberikan panduan interaksi antara pengguna dan sistem

4.Memberikan kinerja sistem (feedback) yang baik untuk pengguna

Sifat – Sifat  User Documentation

  1. AvailabilityUser dapat menggunakan bantuan setiap saat selama sedang berinteraksi dengan sistem. User tidak perlu keluar dari aplikasi ketika ingin membuka aplikasi bantuan.
  2. Accuracy and CompletenessBantuan sistem harus tersedia secara lengkap dan akurat, mulai dari problem dalam system hingga cara penyelesaian
  3. ConsistencyKonsistensi pada sistem yang ada, antara jenis online dan jenis tercetak
  4. Robustness Kemampuan untuk melanjutkan operasi ketika sistem mempunyai perilaku yang tidak diharapkan. Biasanya digunakan oleh orang yang sedang dalam kesulitan karena sistem mempunyai perilaku yang tidak diharapkan / memiliki masalah
  5. Flexybility Kemampuan untuk membuat sistem sesuai keinginan user sehinggap user dapat mudah berinteraksi dan beradaptasi
  6. Unobtrusiveness Aplikasi bantuan tidak mencegah user dalam melanjutkan pekerjaan / terpangaruh dengan aplikasi user. Untuk menghindari ini digunakan presentasi pada layar terpisah

TAHAPAN MEMBUAT USER DOCUMENTATION

1 . Easy of Navigation

Prinsip untuk mendesain navigasi yang baik agar membantu mengarahkan user dalam menggunakan dokumentasi dalam mencari bagian / topik tertentu.
Prinsip :

  • Daftar isi harus menyediakan pandangan garis besarnya saja, bukan list yang terlalu panjang
  • Pisahkan jenis – jenis informasi dan gunakan petunjuk yang konsisten pada setiap jenisnya

2. Easy of Learning

Kemudahan dalam mengoperasikan, hanya dengan memandangi atau dengan belajar beberapa jam saja.
Hal – hal yang perlu diperhatikan :

  • Logical Sequent ( Urutan Logika )
  • Memberikan Sample / Ilustrasi

3. Easy of Reading

Memudahkan user membaca dengan mudah hingga dapat dipahami dengan baik, menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan baku.
Hal – hal yang perlu diperhatikan :

  • Menggunakan tanda baca yang baik
  • Menggunakan bahasa yang baku
  • Menggunakan kalimat yang efesiensi / hanya menggunakan kalimat yang penting
  • Menggunakan jenis tulisan yang mudah dibaca

Paper Documentation

Paper Documentation adalah dokumentasi  yang biasanya berbentuk printed books (cetak) ataupun digital books (ebook), dan digunakan oleh user dalam menangani troubleshooting.

Jenis – Jenis Paper Documentation

1. Brief “Getting-Started” notes

Merupakan sebuah catatan singkat tentang cara untuk memulai sebuah aplikasi yang memungkinkan pemakai mencoba aplikasi tersebut.
Contoh :

 picture1

2. Introductory Tutorial

Merupakan sebuah tutorial pengantar yang di tujukan kepada pengguna pemula.
Contoh :

picture2picture3

3. Thorough Tutorial

Merupakan tutorial yang berisi tentang cara memanfaatkan sebuah program ataupun menangani masalah dari program secara menyeluruh.
Contoh :

picture4

4. Detailed Reference Manual

Merupakan tutorial yang membahas aplikasi secara rinci mulai dari teknis hingga fitur-fitur yang di suguhkan.
Contoh :

picture5picture6

5. Quick Reference Card

Merupakan tutorial berbentuk kartu referensi cepat dengan gambaran singkat.
Contoh :

picture7

6. Conversation Manual

Merupakan tutorial yang mengajarkan keistimewan system baru kepada pemakai yang berpengetahuan tentang system lain.
Contoh :

picture8

7. Install Manual

Berisi tentang petunjuk pemasangan sebuah perangkat.
Contoh :

picture9

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PAPER DOCUMENTATION

Kelebihan Kekurangan
Secara fisik isi lengkap dan terperinci Secara fisik memakan cukup ruang
Mudah dalam pembacaannya Harganya cukup mahal
Tidak menggunakan jaringan internet User experiencenya kurang menarik karena biasanya tidak ada animasi di dalamnya

JENIS – JENIS USER DOCUMENTATION ONLINE

 

1. Online Manual

Online manual merupakan manual yang disediakan secara online. Dengan adanya online manual user dapat dipermudah, karena ada fitur seperti multiple windows, text highlighting, warna, suara, animasi, dan fasilitas searching.
Contoh :

picture10

2. Online Help

Online help adalah bantuan yang disediakan oleh developer jika dalam manual online/paper tidak bisa menjawab pertanyaan user, atau juga bisa menghubungi costumer service dan admin.
Contoh :

picture11

3. Context-Sensitive Help

Yaitu Sebuah Icon yang bersimbolkan tanda tanya pada sebuah program yang fungsinya menjelaskan icon yang sedang ditunjuk secara lebih rinci.
Contoh :

picture12picture13

4. Online Tutorial & Animated Demonstratation

Ialah sekumpulan video atau langkah2 yang disediakan oleh develop/progammer dalam suatu aplikasi untuk memudahkan user memahami suatu program atau aplikasi.
Contoh :

picture14

5. Online Communities, Newsgroups, E-mail, Chat, and Instant Messaging

Maksudnya adalah layanan yang tersedia di luar aplikasi tersebut apabila dalam user manual(offline) tidak bisa menjawab pertanyaan user, jadi kita bisa bertanya pada user layanan di sebuah web tersebut dan bercerita seputar aplikasi yang mereka pakai.
Contoh :

picture15

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN ONLINE DOCUMENTATION

Kelebihan Kekurangan
●Secara fisik tidak memakan tempat ●Kecenderungan user yang tidak suka membaca
●Mudah dinavigasikan ●Isi yang lebih sedikit
●Secara ekonomi lebih hemat ●Kesulitan membuka saat offline

Manfaat User Documentation

1.Mengetahui dengan jelas alur pekerjaan dari sistem yang dibuat.

2.Bukti bahwa kita pernah melakukan developing dan perbaikan sistem.

3.Untuk mengatasi error dengan cepat.

4.Dapat meminimalisir kesalahan user dan menyediakan kemudahan recovery.

Sumber :
  • http://imkbudi.blogspot.co.id/2014/01/user-documentation-and-online-help.html
  • http://putri-dinus.blogspot.co.id/2017/05/user-documentation.html
  • http://christiantheindres2507.blog.binusian.org/2014/05/22/rangkuman-imk-pert-11-user-documentation-and-online-help/
  • http://ayo-belajar-imk.blogspot.co.id/2014/02/user-documentation-and-online-help.html
  • https://ciazhar.github.io/2017/06/19/kuliah/imk/ui-ux-User-Documentation/
  • http://student.blog.dinus.ac.id/edward/2015/06/09/interaksi-manusia-komputer-user-documentation/
  • https://mabookmateri.blogspot.co.id/2016/07/user-documentation.html
  • http://student.blog.dinus.ac.id/adeliapuspitasari/2017/07/06/apa-itu-user-documentation-itu/
  • http://slideplayer.info/slide/3155537/
Skip to toolbar