IMK – User Documentation

Pengertian

Dokumentasi user adalah dokumentasi dari sebuah produk atau layanan yang disediakan untuk pengguna.
User Documentation di desain untuk membantu para pengguna dalam menggunakan produk atau layanan tersebut.

Fungsi

1.Memberikan panduan kepada pengguna untuk memecahkan masalah

2.Memberikan panduan kepada pengguna untuk mempelajari sistem

3.Memberikan panduan interaksi antara pengguna dan sistem

4.Memberikan kinerja sistem (feedback) yang baik untuk pengguna

Sifat – Sifat 

  1. Availability : User dapat menggunakan bantuan setiap saat selama sedang berinteraksi dengan sistem. User tidak perlu keluar dari aplikasi ketika ingin membuka aplikasi bantuan.
  2. Accuracy and Completeness : Bantuan sistem harus tersedia secara lengkap dan akurat, mulai dari problem dalam system hingga cara penyelesaian
  3. Consistency : Konsistensi pada sistem yang ada, antara jenis online dan jenis tercetak
  4. Robustness : Kemampuan untuk melanjutkan operasi ketika sistem mempunyai perilaku yang tidak diharapkan. Biasanya digunakan oleh orang yang sedang dalam kesulitan karena sistem mempunyai perilaku yang tidak diharapkan / memiliki masalah
  5. Flexybility : Kemampuan untuk membuat sistem sesuai keinginan user sehinggap user dapat mudah berinteraksi dan beradaptasi
  6. Unobtrusiveness : Aplikasi bantuan tidak mencegah user dalam melanjutkan pekerjaan / terpangaruh dengan aplikasi user. Untuk menghindari ini digunakan presentasi pada layar terpisah

Prinsip User Manual

1 . Easy of Navigation

Prinsip untuk mendesain navigasi yang baik agar membantu mengarahkan user dalam menggunakan dokumentasi dalam mencari bagian / topik tertentu.
Prinsip :

  • Daftar isi harus menyediakan pandangan garis besarnya saja, bukan list yang terlalu panjang
  • Pisahkan jenis – jenis informasi dan gunakan petunjuk yang konsisten pada setiap jenisnya

2. Easy of Learning

Kemudahan dalam mengoperasikan, hanya dengan memandangi atau dengan belajar beberapa jam saja.
Hal – hal yang perlu diperhatikan :

  • Logical Sequent ( Urutan Logika )
  • Memberikan Sample / Ilustrasi

3. Easy of Reading

Memudahkan user membaca dengan mudah hingga dapat dipahami dengan baik, menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan baku.
Hal – hal yang perlu diperhatikan :

  • Menggunakan tanda baca yang baik
  • Menggunakan bahasa yang baku
  • Menggunakan kalimat yang efesiensi / hanya menggunakan kalimat yang penting
  • Menggunakan jenis tulisan yang mudah dibaca

Paper Documentation

Paper Documentation adalah dokumentasi  yang biasanya berbentuk printed books (cetak) ataupun digital books (ebook), dan digunakan oleh user dalam menangani troubleshooting.

Jenis – Jenis Paper Documentation

1. Brief “Getting-Started” notes

Merupakan sebuah catatan singkat tentang cara untuk memulai sebuah aplikasi yang memungkinkan pemakai mencoba aplikasi tersebut.
Contoh :

picture1

2. Introductory Tutorial

Merupakan sebuah tutorial pengantar yang di tujukan kepada pengguna pemula.
Contoh :

picture2
picture3

3. Thorough Tutorial

Merupakan tutorial yang berisi tentang cara memanfaatkan sebuah program ataupun menangani masalah dari program secara menyeluruh.
Contoh :

picture4

4. Detailed Reference Manual

Merupakan tutorial yang membahas aplikasi secara rinci mulai dari teknis hingga fitur-fitur yang di suguhkan.
Contoh :

picture5
picture6

5. Quick Reference Card

Merupakan tutorial berbentuk kartu referensi cepat dengan gambaran singkat.
Contoh :

picture7

6. Conversation Manual

Merupakan tutorial yang mengajarkan keistimewan system baru kepada pemakai yang berpengetahuan tentang system lain.
Contoh :

picture8

7. Install Manual

Berisi tentang petunjuk pemasangan sebuah perangkat.
Contoh :

picture9

Kelebihan dan Kekurangan User Manual

KelebihanKekurangan
Secara fisik isi lengkap dan terperinciSecara fisik memakan cukup ruang
Mudah dalam pembacaannyaHarganya cukup mahal
Tidak menggunakan jaringan internetUser experiencenya kurang menarik karena biasanya tidak ada animasi di dalamnya

Jenis – Jenis

1. Online Manual

Online manual merupakan manual yang disediakan secara online. Dengan adanya online manual user dapat dipermudah, karena ada fitur seperti multiple windows, text highlighting, warna, suara, animasi, dan fasilitas searching.
Contoh :

picture10

2. Online Help

Online help adalah bantuan yang disediakan oleh developer jika dalam manual online/paper tidak bisa menjawab pertanyaan user, atau juga bisa menghubungi costumer service dan admin.
Contoh :

picture11

3. Context-Sensitive Help

Yaitu Sebuah Icon yang bersimbolkan tanda tanya pada sebuah program yang fungsinya menjelaskan icon yang sedang ditunjuk secara lebih rinci.
Contoh :

picture12
picture13

4. Online Tutorial & Animated Demonstratation

Ialah sekumpulan video atau langkah2 yang disediakan oleh develop/progammer dalam suatu aplikasi untuk memudahkan user memahami suatu program atau aplikasi.
Contoh :

picture14

5. Online Communities, Newsgroups, E-mail, Chat, and Instant Messaging

Maksudnya adalah layanan yang tersedia di luar aplikasi tersebut apabila dalam user manual(offline) tidak bisa menjawab pertanyaan user, jadi kita bisa bertanya pada user layanan di sebuah web tersebut dan bercerita seputar aplikasi yang mereka pakai.
Contoh :

picture15

Kelebihan dan Kekurangan Online Documentation

KelebihanKekurangan
Secara fisik tidak memakan tempatKecenderungan user yang tidak suka membaca
Mudah dinavigasikanIsi yang lebih sedikit
Secara ekonomi lebih hematKesulitan membuka saat offline

Manfaat User Documentation

1.Mengetahui dengan jelas alur pekerjaan dari sistem yang dibuat.

2.Bukti bahwa kita pernah melakukan developing dan perbaikan sistem.

3.Untuk mengatasi error dengan cepat.

4.Dapat meminimalisir kesalahan user dan menyediakan kemudahan recovery.

Referensi :

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *