Kamar belum siap check in…

Blog ini ditulis untuk memenuhi tugas mata kuliah Room Division Management yang diampu oleh Izza Ulumuddin Ahmad Asshofi, S.E., M.MPar. Pada program studi D-IV Manajemen Perhotelan UDINUS.

 

Kasus

Dalam praktek operasional di lapangan di suatu hotel berbintang lima di Semarang, tidak jarang terjadi ketika tamu datang untuk check in, kamar belum siap. Tentunya hal ini adalah bukan hal yang diinginkan oleh suatu hotel.

  • Apa penyebab masalah?

Ada beberapa penyebab kenapa kamar belum siap sewaktu tamu datang untuk check in.  Yang pertama karena tingginya tingkat hunian hotel pada saat itu. Jika hotel dalam keadaan ramai, akan membuat pekerjaan dan tugas karyawan hotel terutama Room Division (Front Office dan Housekeeping) kerepotan. Hal ini menyebabkan tamu harus menunggu atau bahkan terpaksa harus late check in karena kamar belum siap. Kedua karena hotel sedang dalam keadaan back to back artinya adalah hotel dalam keadaan ramai baik tingkat hunian maupun permintaan dalam hal check in. Hal ini sering ditemukan pada pemesanan kamar dalam bentuk Group. Ketiga karena tamu yang check in (dari Reservasi maupun Walk in) meminta early check in sedangkan kamar masih dalam proses pengerjaan. Keempat karena ada tamu yang meminta late check out, hal ini juga sering terjadi dibeberapa hotel. Tentunya pada saat hotel dalam keadaan ramai, ketika hotel hanya memiliki sisa kamar yang sudah ditentukan, namun karena tamu meminta atau harus diberi late check out hal ini dapat menyebabkan kamar belum siap. Kelima karena kurangnya karyawan hotel. Kekurangan tenaga kerja juga menjadi salah satu penyebab kasus tersebut, karena kekurangan tenaga kerja dapat menyebabkan pengerjaan pada hari itu menjadi terhambat.

  • Adakah hubungannya dengan status kamar

Status kamar dibedakan menjadi 3 yaitu : VD,VC,VCI yang artinya adalah

VD : Kamar kosong dalam keadaan kotor

VC : Kamar kosong yang sudah dibersihkan

VCI : Kamar kosong yang sudah siap dijual

Jika kita berbicara mengenai status kamar, tentu hal ini tidak jauh dari System. Hal yang sering terjadi adalah kamar belum diganti statusnya oleh Housekeeping Supervisor atau Order Taker. Jika hal ini terjadi, maka seorang receptionist akan membaca bahwa kamar tersebut belum siap. Kemudian, karena tingkat hunian hotel sedang ramai, sehingga seorang Housekeeping Supervisor cukup lama dalam pengecekan atau mengganti status kamar dari VC menjadi VCI.

 

  • Adakah kaitannya dengan bagian reservasi yang mungkin juga melakukan kesalahan??

Jawabannya adalah sangat bisa. Karena reservasi bukanlah dan tidak sama dengan reception artinya adalah. Sangat mungkin terjadi misskomunikasi antara pihak reservasi dan resepsionis. Terutama karena jam kerja reservasi yang tidak sama dengan resepsionis, hal ini terjadi dibeberapa hotel. Ketika seorang reservasi mendapat pesanan dan dia lupa untuk meng-hand over kepada resepsionis sebelum ia meninggalkan tempat kerja, maka sangat besar kemungkinan sebuah reservasi menjadi menggantung/tidak terselesaikan dengan baik. Kemudian pada saat tamu datang, resepsionis akan kebingungan karena reservasi tamu tersebut tidak ada disystem mereka.

  • Bagaimana solusinya?

“Ketika ada masalah, pasti ada solusinya.” Kata-kata ini seringkali kita dengar. Maka dari itu jika kasus tersebut terjadi hal yang perlu diperhatikan adalah koordinasi, gunakan media yang cepat dan mudah untuk berkomunikasi antara Front Office dan Housekeeping. Kemudian seorang resepsionis atau GRO harus melayani tamu dengan ekstra. Biasanya bisa kita berikan sebuah complimentary atau welcome drink. Kemudian seorang resepsionis dapat menawarkan jasa penitipan barang sekaligus pengantaran kekamar, sehingga tamu dapat menunggu didalam maupun diluar hotel tanpa kerepotan membawa barang, dan ketika kembali barang bawaan sudah ada didalam kamar. Jika dari pihak reservasi, tentunya kesalahan ini mutlak kesalahan dari pihak hotel, maka seorang resepsionis harus segera membuatkan pemesanan atau mencarikan kamar yang sesuai dengan pesanan. Jika tamu tersebut tidak terima dan menyampaikan komplain, seorang resepsionis biasanya akan mendiskusikan hal tersebut dengan atasannya, bisa jadi tamu akan mendapatkan complimentary berupa free late check out, VIP treatment, voucher discount, free upgrade room.

 

 

Sekian informasi dari saya

semoga bermanfaat

Published by

Huan

Tamvan&Varokah